Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2026 Bezpieczne Praktyki w Obliczu Kontroli
Informacje
Data szkolenia została ustalona na czwartek, 17 września 2026 09:00
Miejsce szkolenia to Szkolenie on-line
Szkolenie poprowadzi Monika Cieślak – prawnik, doświadczony praktyk, będąc szefem działu personalnego, przez 16 lat, specjalizuje się w zagadnieniach związanych z rachubą płac i optymalizacją kosztów zatrudnienia, autor i współautor kilkuset publikacji, w tym książkowych.
Cena uczestnictwa w szkoleniu to 450 PLN netto
W CENIE SZKOLENIA – GOTOWE NARZĘDZIA DO WYKORZYSTANIA W FIRMIE
- wzory regulaminów ZFŚS do dostosowania do potrzeb pracodawcy,
- przykładowe zapisy dotyczące definicji dochodu, gospodarstwa domowego i grup dochodowych,
- przykładowe zapisy dotyczące osób uprawnionych i oświadczeń o sytuacji socjalnej,
- rozwiązania dotyczące kart, punktów, voucherów i elektronicznej obsługi świadczeń,
- checklista dokumentacji na wypadek kontroli ZUS, PIP lub organu podatkowego.
Q&A – PROBLEMY UCZESTNIKÓW
Na zakończenie szkolenia analizujemy rzeczywiste przypadki zgłoszone przez uczestników i wskazujemy rozwiązania możliwe do zastosowania w praktyce pracodawcy.
RABAT NA KSIĄŻKI DLA UCZESTNIKÓW
Uczestnicy szkolenia mogą nabyć książkę Piotra Ciborskiego i Moniki Cieślak „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych od A do Z” z rabatem 50%, a pozostałe książki autorstwa Moniki Cieślak – z rabatem 35%.
Program szkolenia
- ZFŚS W 2026 R. – USTAWA, ODPIS I REGULAMIN
- obowiązujące przepisy ustawy o ZFŚS wraz z omówieniem zmian obowiązujących od 27 stycznia 2026 r.,
- którzy pracodawcy mają obowiązek tworzenia Funduszu, a którzy mogą utworzyć go dobrowolnie?
- kiedy można zrezygnować z ZFŚS oraz jak zgodnie z prawem zwiększać albo zmniejszać odpis?
- odpis na ZFŚS w 2026 r. – zasady obliczania i przykładowe wyliczenia,
- rachunek bankowy ZFŚS i terminy przekazywania równowartości odpisów – jakie obowiązki ma pracodawca?
- korekta Funduszu na koniec roku – kiedy i jak ją przeprowadzić?
- co dzieje się ze środkami niewykorzystanymi do końca roku i czy pracodawca może je „wyzerować”?
- regulamin ZFŚS – co powinien regulować i które zapisy najczęściej powodują problemy?
- jak ZUS podchodzi do świadczeń kafeteryjnych i jakie zapisy są ważne w Regulaminie w kontekście kafeterii?
- zmiana regulaminu – kiedy jest konieczna i jak prawidłowo ją przeprowadzić?
- KTO DECYDUJE O ZFŚS, A KTO PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚĆ?
- kto administruje Funduszem, a kto podejmuje decyzje o przyznaniu świadczeń?
- rola pracodawcy, zarządu, HR/kadr, komisji socjalnej i związków zawodowych,
- czy komisja socjalna jest „właścicielem” Funduszu i jakie kompetencje można jej powierzyć?
- co wymaga uzgodnienia i czego pracodawca nie może jednostronnie zmienić?
- nowe zasady reprezentacji pracowników od 27 stycznia 2026 r. – co najmniej dwóch przedstawicieli załogi, sposób ich wyboru i dokumentowanie wyboru,
- co z regulaminami i innymi uzgodnieniami dokonanymi przed 27 stycznia 2026 r. z jednym przedstawicielem pracowników?
- co zrobić, gdy zmienia się sposób finansowania albo rodzaj świadczenia?
- OSOBY UPRAWNIONE – ETAT, URLOPY, EMERYCI, ZLECENIE I B2B
- pracownicy na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych i bezpłatnych,
- pracownicy długotrwale niezdolni do pracy i pobierający świadczenie rehabilitacyjne,
- emeryci i renciści – byli pracownicy: u którego pracodawcy są osobami uprawnionymi i co w przypadku podjęcia kolejnego zatrudnienia?
- członkowie rodzin – kogo można objąć uprawnieniami i jak opisać tę grupę w regulaminie?
- zatrudnienie na część etatu – czy wymiar etatu może wpływać na prawo do świadczenia lub jego wysokość?
- zatrudnienie w kilku spółkach albo na różnych podstawach – jakie dochody uwzględniać przy ocenie sytuacji socjalnej?
- zleceniobiorcy, osoby współpracujące w modelu B2B i inne osoby niebędące pracownikami – kogo można objąć prawem do korzystania z ZFŚS, jak zrobić to w regulaminie i jakie są konsekwencje?
- KRYTERIUM SOCJALNE – JAK JE USTALIĆ I UDOKUMENTOWAĆ?
- zakres stosowania kryterium socjalnego – do jakich świadczeń należy je stosować?
- świadczenia indywidualne a świadczenia adresowane do ogółu uprawnionych – kiedy indywidualizacja według kryterium socjalnego jest konieczna, a kiedy charakter świadczenia uzasadnia inne podejście?
- czy prawidłowe zróżnicowanie jednego świadczenia pozwala finansować pozostałe świadczenia wszystkim po równo?
- sytuacja życiowa, rodzinna i materialna – co należy brać pod uwagę?
- czy ustawa narzuca jedną metodę badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej?
- czy pracodawca może samodzielnie zdefiniować w regulaminie dochód na potrzeby ZFŚS?
- dochód czy przychód, brutto czy netto i z jakiego okresu?
- dochód na członka gospodarstwa domowego – kogo uwzględniać?
- 800+, alimenty, najem, działalność gospodarcza, ryczałt i inne źródła – jak uregulować je w definicji dochodu?
- jak często należy badać sytuację socjalną – raz w roku czy przed każdym świadczeniem?
- co zrobić, gdy sytuacja rodzinna lub materialna pracownika zmieni się w ciągu roku?
- czy staż pracy, stanowisko albo wymiar etatu mogą zastąpić kryterium socjalne?
- grupy dochodowe – jak je tworzyć i jak różnicować poziom dofinansowania?
- czy symboliczne różnicowanie świadczeń – np. o 10, 20 lub 50 zł – rzeczywiście oznacza zastosowanie kryterium socjalnego?
- pracownik odmawia podania danych – jakie rozwiązanie można przewidzieć w regulaminie?
- OŚWIADCZENIA O SYTUACJI SOCJALNEJ, RODO I DIGITALIZACJA ZFŚS
- oświadczenie o sytuacji socjalnej – forma a postać: czy oznaczają to samo?
- elektroniczne wnioski i oświadczenia – jak wykazać, kto, kiedy i jakiej treści dokument złożył?
- kalkulator dochodu/przychodu na członka rodziny – jakie dane powinien przetwarzać system, a jakie powinien widzieć pracodawca?
- minimalizacja danych a dostęp do informacji o sytuacji rodzinnej i materialnej,
- czy można żądać PIT, zaświadczeń oraz dokumentów dotyczących małżonka lub innych członków gospodarstwa domowego?
- weryfikacja danych – kiedy oświadczenie wystarcza, a kiedy można żądać dokumentów?
- coroczny przegląd danych osobowych – jak go przeprowadzić i udokumentować oraz które dane należy usunąć?
- upoważnienia do przetwarzania danych i poufność informacji w komisji socjalnej.
- CO MOŻNA – A CZEGO NIE NALEŻY – FINANSOWAĆ Z ZFŚS?
- wypoczynek i „wczasy pod gruszą” – czy wymagane jest 14 kolejnych dni urlopu?
- wypoczynek dzieci, żłobek i przedszkole,
- zapomogi socjalne („zwykłe”) i zapomogi związane ze zdarzeniami losowymi – różnice w zasadach przyznawania i opodatkowaniu,
- integracja, wycieczki i imprezy – kiedy można finansować je z Funduszu i jak podchodzić do kryterium socjalnego?
- sport, rekreacja, kultura i rozrywka,
- masaże, zabiegi, relaks i inne – gdzie przebiega granica działalności sportowo-rekreacyjnej?
- hobby i rozwój zainteresowań – które wydatki mieszczą się w działalności socjalnej?
- świadczenia związane z pracą, szkolenia zawodowe, nagrody i prezenty – czy mogą być finansowane z ZFŚS?
- karty, punkty, bony i vouchery – jak prawidłowo finansować je z Funduszu?
- zakupy w sklepach jako „zapomoga” – kiedy taka konstrukcja może zostać zakwestionowana?
- pożyczki mieszkaniowe – cele mieszkaniowe, oprocentowanie, zabezpieczenie, spłata, rozwiązanie stosunku pracy, umorzenie pożyczki i skutki podatkowe.
- KARTY, VOUCHERY, PUNKTY I SYSTEMY KAFETERYJNE
- kiedy pracownik otrzymuje świadczenie, a kiedy powstaje przychód podatkowy – przy przyznaniu punktów, zasileniu konta czy ich wykorzystaniu?
- czy możliwe jest rozliczanie świadczeń „z dołu” i jak wpływa to na rozliczenia podatkowe?
- czy pracodawca musi kontrolować sposób wykorzystania środków z ZFŚS, gdy dokonuje przelewu albo zasila platformę?
- przelew na konto pracownika a ograniczony katalog wydatków – kiedy brak kontroli celu wydatkowania może stać się problemem?
- paragony, raporty systemowe i historia transakcji – kiedy są potrzebne, a kiedy nie są konieczne?
- jak dokumentować spełnienie warunków zwolnienia podatkowego i wyłączenia z podstawy wymiaru składek?
- jak kontrolować wykorzystanie limitów zwolnień podatkowych, jeżeli świadczenia są realizowane na kilka sposobów?
- świadczenie abonamentowe lub ryczałtowe dostępne dla wszystkich – jak oceniać je z perspektywy kryterium socjalnego i przychodu podatkowego?
- kiedy zmiana zasad, katalogu wydatków lub wysokości dofinansowania wymaga zmiany regulaminu?
- PIT I ZUS – KIEDY ŚWIADCZENIE JEST BEZ PODATKU I SKŁADEK?
- zwolnienia podatkowe – warunki zastosowania i aktualne limity,
- świadczenia pieniężne i rzeczowe, karty, bony oraz vouchery – najważniejsze różnice podatkowe,
- wypoczynek dzieci – zasady opodatkowania i zwolnienia,
- zapomogi – szczególne zwolnienia podatkowe,
- świadczenia dla emerytów i rencistów – źródło przychodu, zasady opodatkowania i dostępne zwolnienia,
- kiedy świadczenie finansowane z ZFŚS jest wyłączone z podstawy wymiaru składek?
- czy samo finansowanie ze środków ZFŚS wystarczy do zastosowania wyłączenia składkowego?
- jak monitorować limity podatkowe, gdy pracownik otrzymuje kilka rodzajów świadczeń?
- jak postępować, gdy po wypłacie świadczenia okaże się, że warunki zwolnienia nie zostały spełnione?
- KONTROLA ZFŚS – CO MOŻE SPRAWDZAĆ PIP, ZUS I ORGAN PODATKOWY?
- PIP – gospodarowanie środkami Funduszu, regulamin i zgodność praktyki z ustawą o ZFŚS,
- ZUS – prawidłowość wyłączenia świadczeń z podstawy wymiaru składek,
- organ podatkowy – powstanie przychodu, warunki zwolnień i prawidłowość rozliczeń PIT,
- najnowsze i najbardziej kontrowersyjne stanowiska ZUS dotyczące kart, punktów i systemów kafeteryjnych,
- interpretacje podatkowe dotyczące przychodu oraz zwolnień podatkowych,
- co może być przedmiotem kontroli: regulamin, oświadczenia, wnioski, decyzje, umowy, przelewy, raporty i dokumentacja elektroniczna?
- jak wykazać prawidłowe zastosowanie kryterium socjalnego?
- jak dokumentować świadczenia realizowane elektronicznie?
- nieprawidłowe wydatkowanie środków – możliwe konsekwencje składkowe, podatkowe oraz wynikające z ustawy o ZFŚS.
- CASE STUDY – PYTANIA, KTÓRE ROZSTRZYGNIEMY NA SZKOLENIU
- Pracodawca różnicuje dofinansowanie według stażu pracy zamiast sytuacji socjalnej – czy może tak zrobić?
- „Wczasy pod gruszą” są zróżnicowane dochodowo, ale vouchery dla dzieci mają jednakową wartość – czy prawidłowe zastosowanie kryterium do jednego świadczenia „ratuje” inne świadczenie wypłacane wszystkim po równo?
- Pracodawca chce na święta rozszerzyć możliwość wykorzystania środków o kategorię „Sklepy” – jakie wiąże się z tym ryzyko?
- Pracodawca finansuje benefit w modelu ryczałtowym, w jednakowej wysokości dla wszystkich – czy kryterium socjalne wyklucza taki model?
- Pracownik jest zatrudniony w kilku spółkach lub uzyskuje dochody z różnych źródeł – jak podejść do oceny jego sytuacji socjalnej?
- System przyznaje punkty dziś, ale pracownik wykorzystuje je dopiero za kilka miesięcy – kiedy pracownik otrzymuje świadczenie, kiedy powstaje przychód i kiedy je rozliczyć?
- Pracodawca przelewa pieniądze na konto pracownika i nie wie, na co zostały wydane – czy i kiedy powinien kontrolować sposób wykorzystania środków?
- Regulamin nie przewiduje nowego rodzaju świadczenia – czy można uruchomić je przed zmianą regulaminu?
- Pracownik nie składa oświadczenia o sytuacji socjalnej – czy można odmówić świadczenia albo przyznać je w najniższej wysokości?
- Impreza integracyjna jest dostępna dla wszystkich – czy trzeba różnicować jej wartość według dochodu?
- Pracodawca zebrał oświadczenia o dochodach w styczniu, a świadczenie świąteczne przyznaje w grudniu – czy może opierać się na danych sprzed niemal roku?
- Kontrola ZUS po dwóch latach kwestionuje zastosowane kryterium socjalne – jakie dokumenty powinien mieć pracodawca, aby obronić wyłączenie świadczeń z podstawy wymiaru składek?
